Servizio di Posta Elettronica Certificata Legalmail
La posta elettronica è diventata sempre di più strumento quotidiano di comunicazione tra privati, aziende e Pubbliche Amministrazioni, ma presenta alcuni limiti: manca delle caratteristiche di sicurezza e di tracciabilità dei messaggi che la rendano “opponibile a terzi” nel caso di contenziosi.
E’ per questo che fino a ieri, per l’invio di documenti formali importanti, ci si è sempre avvalsi del fax o della raccomandata con ricevuta di ritorno.
Con il DPR 11 febbraio 2005, n.68 è stato sancito il pieno valore legale della Posta Elettronica Certificata, non solo nei rapporti con la Pubblica Amministrazione ma anche tra privati cittadini o fra imprese.
Le regole tecniche previste nel DPR sono state pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale n.266 del 15 novembre 2005.
Il Decreto Legislativo 185/2008, convertito con Legge 2/2009, imprime un’accelerazione senza precedenti allo sviluppo delle trasmissioni telematiche attraverso l’utilizzo della Posta Elettronica Certificata.
L’articolo 16 del Decreto sancisce che :
- le nuove società sono tenute a dichiarare l’indirizzo all’iscrizione nel registro
- delle imprese
- i professionisti dovranno dichiarare, entro Novembre 2009, l’indirizzo PEC ai rispettivi ordini
- le società già esistenti dovranno dichiarare entro Novembre 2011, l’indirizzo PEC al registro delle imprese
- tutte le pubbliche amministrazioni dovranno dichiarare il proprio indirizzo PEC.
In tal modo, la presenza generalizzata di un vero e proprio “domicilio elettronico” permetterà a professionisti, aziende e P.A. di comunicare reciprocamente in maniera veloce e sicura.
Per questo servizio Farnedi ICT utilizza InfoCert, dal 19 Ottobre 2007, è iscritta nell’elenco Pubblico dei Gestori di Posta Elettronica Certificata, presente e consultabile nel sito del CNIPA.
Il servizio Legalmail
Legalmail è il servizio InfoCert di Posta Elettronica Certificata professionale, con un valore legale superiore a quello della raccomandata A/R ed al fax, in grado di sostituire le tradizionali modalità di comunicazione cartacea.
La casella Legalmail non è un semplice strumento di trasmissione, ma è un servizio integrato con un insieme di caratteristiche e funzionalità che garantiscono la massima sicurezza e migliorano la fruibilità.
In questo modo, la casella Legalmail diventa un canale di scambio ufficiale ed efficiente con fornitori, clienti e partner e permette di agevolare attività ancora più delicate quali l’invio dei documenti dei bandi di gara o il rapporto con gli enti di previdenza.
Legalmail garantisce che un messaggio di posta elettronica arrivi integro al destinatario; certifica l’avvenuta spedizione e consegna del messaggio; attesta data e ora esatta di spedizione e di consegna del messaggio. Inoltre, la ricevuta di consegna certifica tutto il contenuto del messaggio recapitato, anche eventuali allegati.
I flussi dei messaggi di Posta Elettronica Certificata
I vantaggi di Legalmail
Legalmail mette a disposizione del cliente caselle certificate con caratteristiche e vantaggi aggiuntivi in termini di sicurezza e funzionalità rispetto agli standard normati della PEC:
- risparmi consistenti rispetto ai costi dei servizi tradizionali di trasmissione dei documenti
- costi fissi indipendenti dal numero di invii
- maggiore efficienza e velocità grazie all’eliminazione della gestione della carta, delle code agli sportelli e dei tempi di consegna
- invio simultaneo sino a 500 destinatari
- trasmissione dei messaggi svincolata da uno specifico luogo fisico di invio o ricezione
- ricevute di invio e di consegna, comprensive di ora esatta, con valore legale e opponibili a terzi in caso di contenzioso
- presenza di tutto il messaggio originario allegato alla ricevuta di consegna al mittente (come prova di quanto ha spedito ed è stato consegnato), a meno di richiesta diversa da parte del mittente
- integrità, riservatezza e certificazione delle comunicazioni
- semplice utilizzo attraverso i più comuni strumenti di gestione delle mail (Outlook, Mozilla, eccetera) o via webmail da una qualsiasi postazione collegata ad Internet
- conservazione per 30 mesi, da parte di InfoCert, dei log degli eventi principali: il codice identificativo del messaggio, la data e l’ora dell’evento, il mittente del messaggio originale, l’oggetto del messaggio, etc.
Ed inoltre, Legalmail include i servizi della posta elettronica professionale:
- supporto di un customer care specializzato
- notifica via SMS della ricezione dei messaggi di Posta Elettronica Certificata
- inoltro automatico dei messaggio in entrata ad altre caselle di posta
- integrazione con i servizi di certificazione digitale disponibili nella Business Key di InfoCert
- personalizzazione del dominio certificato, in sostituzione di quello standard Legalmail
- archivio di sicurezza, salvataggio automatico delle ricevute, dei messaggi e degli allegati
- antivirus aggiornato più volte al giorno
- antispam ad alte prestazioni
- affidabilità e sicurezza superiori allo standard di mercato
- possibilità di integrare le caselle Legalmail in altre applicazioni
- consolle di gestione per chi possiede molte caselle Legalmail
La configurazione standard della casella Legalmail include:
- 1 Gigabyte di spazio disco casella, espandibili a richiesta
- 1 Gigabyte di Archivio di Sicurezza per il back-up automatico dei messaggi e delle ricevute
- notifica via SMS della ricezione dei messaggi di Posta Elettronica Certificata
- casella aperta alla ricezione di messaggi di posta non certificata
- Antivirus e antispam
- Webmail innovativa
Quando usare Legalmail
I messaggi Legalmail permettono di sostituire da subito la raccomandata, il fax o altri strumenti tradizionali :
- nei rapporti ufficiali con soggetti che dispongono di posta certificata:
- nella consegna di documenti ad Enti e Pubbliche Amministrazioni
- gestione di gare di appalto
- inoltro di circolari e direttive
- convocazioni di Consigli e Giunte
- gestione di comunicazioni ufficiali all’interno di organizzazioni e imprese complesse
- invio/ricezione di offerte, contratti e ordini
- nelle trasmissioni in cui sia importante la ricevuta dell’inoltro della comunicazione, ma non si richieda la notifica della consegna
- spedizione fatture
- invio paghe e stipendi
- comunicazione listini
- convocazioni assemblee