Legalmail

Servizio di Posta Elettronica Certificata Legalmail

La posta elettronica è diventata sempre di più strumento quotidiano di comunicazione tra privati, aziende e Pubbliche Amministrazioni, ma presenta alcuni limiti: manca delle caratteristiche di sicurezza e di tracciabilità dei messaggi che la rendano “opponibile a terzi” nel caso di contenziosi.

E’ per questo che fino a ieri, per l’invio di documenti formali importanti, ci si è sempre avvalsi del fax o della raccomandata con ricevuta di ritorno.

Con il DPR 11 febbraio 2005, n.68 è stato sancito il pieno valore legale della Posta Elettronica Certificata, non solo nei rapporti con la Pubblica Amministrazione ma anche tra privati cittadini o fra imprese.

Le regole tecniche previste nel DPR sono state pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale n.266 del 15 novembre 2005.
Il Decreto Legislativo 185/2008, convertito con Legge 2/2009, imprime un’accelerazione senza precedenti allo sviluppo delle trasmissioni telematiche attraverso l’utilizzo della Posta Elettronica Certificata.

L’articolo 16 del Decreto sancisce che :

• le nuove società sono tenute a dichiarare l’indirizzo all’iscrizione nel registro
• delle imprese
• i professionisti dovranno dichiarare, entro Novembre 2009, l’indirizzo PEC ai rispettivi ordini
• le società già esistenti dovranno dichiarare entro Novembre 2011, l’indirizzo PEC al registro delle imprese
• tutte le pubbliche amministrazioni dovranno dichiarare il proprio indirizzo PEC.

In tal modo, la presenza generalizzata di un vero e proprio “domicilio elettronico” permetterà a professionisti, aziende e P.A. di comunicare reciprocamente in maniera veloce e sicura.
Per questo servizio Farnedi ICT utilizza InfoCert, dal 19 Ottobre 2007, è iscritta nell’elenco Pubblico dei Gestori di Posta Elettronica Certificata, presente e consultabile nel sito del CNIPA.

Il servizio Legalmail

Legalmail è il servizio InfoCert di Posta Elettronica Certificata professionale, con un valore legale superiore a quello della raccomandata A/R ed al fax, in grado di sostituire le tradizionali modalità di comunicazione cartacea.
La casella Legalmail non è un semplice strumento di trasmissione, ma è un servizio integrato con un insieme di caratteristiche e funzionalità che garantiscono la massima sicurezza e migliorano la fruibilità.
In questo modo, la casella Legalmail diventa un canale di scambio ufficiale ed efficiente con fornitori, clienti e partner e permette di agevolare attività ancora più delicate quali l’invio dei documenti dei bandi di gara o il rapporto con gli enti di previdenza.
Legalmail garantisce che un messaggio di posta elettronica arrivi integro al destinatario; certifica l’avvenuta spedizione e consegna del messaggio; attesta data e ora esatta di spedizione e di consegna del messaggio. Inoltre, la ricevuta di consegna certifica tutto il contenuto del messaggio recapitato, anche eventuali allegati.

I flussi dei messaggi di Posta Elettronica Certificata

I vantaggi di Legalmail

Legalmail mette a disposizione del cliente caselle certificate con caratteristiche e vantaggi aggiuntivi in termini di sicurezza e funzionalità rispetto agli standard normati della PEC:

• risparmi consistenti rispetto ai costi dei servizi tradizionali di trasmissione dei documenti
• costi fissi indipendenti dal numero di invii
• maggiore efficienza e velocità grazie all’eliminazione della gestione della carta, delle code agli sportelli e dei tempi di consegna
• invio simultaneo sino a 500 destinatari
• trasmissione dei messaggi svincolata da uno specifico luogo fisico di invio o ricezione
• ricevute di invio e di consegna, comprensive di ora esatta, con valore legale e opponibili a terzi in caso di contenzioso
• presenza di tutto il messaggio originario allegato alla ricevuta di consegna al mittente (come prova di quanto ha spedito ed è stato consegnato), a meno di richiesta diversa da parte del mittente
• integrità, riservatezza e certificazione delle comunicazioni
• semplice utilizzo attraverso i più comuni strumenti di gestione delle mail (Outlook, Mozilla, eccetera) o via webmail da una qualsiasi postazione collegata ad Internet
• conservazione per 30 mesi, da parte di InfoCert, dei log degli eventi principali: il codice identificativo del messaggio, la data e l’ora dell’evento, il mittente del messaggio originale, l’oggetto del messaggio, etc.

Ed inoltre, Legalmail include i servizi della posta elettronica professionale:

• supporto di un customer care specializzato
• notifica via SMS della ricezione dei messaggi di Posta Elettronica Certificata
• inoltro automatico dei messaggio in entrata ad altre caselle di posta
• integrazione con i servizi di certificazione digitale disponibili nella Business Key di InfoCert
• personalizzazione del dominio certificato, in sostituzione di quello standard Legalmail
• archivio di sicurezza, salvataggio automatico delle ricevute, dei messaggi e degli allegati
• antivirus aggiornato più volte al giorno
• antispam ad alte prestazioni
• affidabilità e sicurezza superiori allo standard di mercato
• possibilità di integrare le caselle Legalmail in altre applicazioni
• consolle di gestione per chi possiede molte caselle Legalmail

La configurazione standard della casella Legalmail include:

• 1 Gigabyte di spazio disco casella, espandibili a richiesta
• 1 Gigabyte di Archivio di Sicurezza per il back-up automatico dei messaggi e delle ricevute
• notifica via SMS della ricezione dei messaggi di Posta Elettronica Certificata
• casella aperta alla ricezione di messaggi di posta non certificata
• Antivirus e antispam
• Webmail innovativa

Quando usare Legalmail

I messaggi Legalmail permettono di sostituire da subito la raccomandata, il fax o altri strumenti tradizionali :

• nei rapporti ufficiali con soggetti che dispongono di posta certificata:
  • nella consegna di documenti ad Enti e Pubbliche Amministrazioni
  • gestione di gare di appalto
  • inoltro di circolari e direttive
  • convocazioni di Consigli e Giunte
  • gestione di comunicazioni ufficiali all’interno di organizzazioni e imprese complesse
  • invio/ricezione di offerte, contratti e ordini
• nelle trasmissioni in cui sia importante la ricevuta dell’inoltro della comunicazione, ma non si richieda la notifica della consegna
  • spedizione fatture
  • invio paghe e stipendi
  • comunicazione listini
  • convocazioni assemblee